Is een zakelijke rekening verplicht?
Banken bieden volop zakelijke rekeningen aan, maar een zakelijke bankrekening is niet wettelijk verplicht. In de wet staat daar namelijk niets over geschreven. Een ondernemer heeft echter wel een zakelijke rekening nodig. Dit komt doordat privérekeningen niet voor zakelijke doeleinden gebruikt mogen worden. Zo wordt een zakelijke rekening toch verplicht gesteld.
Algemene voorwaarden van de bank
Elke bank heeft algemene voorwaarden. Als men een bankrekening opent, gaat men akkoord met deze voorwaarden. De meeste banken hebben in hun voorwaarden staan dat een privébetaalrekening niet als zakelijke bankrekening mag worden gebruikt. Oftewel: een particuliere bankrekening is alleen voor persoonlijke doeleinden bedoeld, en niet voor zakelijke transacties.
Banken controleren of op particuliere bankrekeningen veel zakelijke overboekingen worden gedaan. Wanneer een klant zijn privérekening zakelijk gebruikt, houdt deze zich niet aan de algemene voorwaarden. Dat is niet strafbaar, maar de bank mag de rekening dan wel opzeggen. Een zakelijke rekening is dus niet wettelijk verplicht, maar een particuliere rekening zakelijk gebruiken mag bij de meeste banken niet. Ondernemers ontkomen dus niet aan het openen van een zakelijke bankrekening.
De Belastingdienst: zakelijke rekening nodig of niet?
Voor de Belastingdienst maakt het niet uit of iemand een privébetaalrekening of een zakelijke betaalrekening gebruikt, zolang de geldstromen maar transparant zijn. Dat houdt in dat de Belastingdienst wil kunnen zien waar bedragen vandaan komen en naar welke rekeningen ondernemers geld overboeken. Ook wil de Belastingdienst zien of overboekingen privé of zakelijk zijn.
Wanneer de Belastingdienst een controle uitvoert, moet de ondernemer ‘binnen een redelijke termijn’ een goed overzicht van de financiën kunnen laten zien. Een zakelijke rekening helpt daarbij, want zo zijn de persoonlijke en zakelijke bij- en afschrijvingen sowieso al gescheiden.
Let daarnaast op de bewaarplicht van de Belastingdienst. Ondernemers moeten de administratie ten minste 7 jaar bewaren. Houd men zakelijk en privé gescheiden? Dan is het makkelijk om te weten wat wel of niet bewaard hoeft te worden.
Rechtsvorm van het bedrijf
Elk bedrijf heeft een rechtsvorm, zoals eenmanszaak, besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv) of vennootschap onder firma (vof). Bij een bv of naamloze vennootschap (nv) is het bedrijf de rechtspersoon. Deze ondernemers kunnen daarom niet bankieren op de eigen naam.
Wanneer iemand met zakelijke partners in een vof samenwerkt, is het eveneens vanzelfsprekend een zakelijke rekening op naam van de vof te openen. Men kan met zo’n VOF-rekening onder meer afspraken maken rondom overboekingen. Meerdere personen moeten dan bijvoorbeeld akkoord geven bij de overboeking van een bepaald bedrag. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid.
Moet een zzp’er een zakelijke rekening hebben?
De meeste zzp’ers hebben een eenmanszaak. In dat geval is de ondernemer de rechtspersoon. In theorie zou de ondernemer dan kunnen bankieren met de privérekening. Omdat dat van banken niet mag, is er een speciale ZZP-rekening ontwikkeld. Deze is meestal een stuk goedkoper dan een gewone zakelijke bankrekening. Kortom: ook voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening verplicht.
Waarom een zakelijke rekening openen?
Zoals hierboven genoemd, mag een particuliere betaalrekening bij vrijwel alle banken niet voor zakelijke doeleinden gebruikt worden. Men wordt dus min of meer verplicht om een zakelijk rekening te openen, maar dat is niet voor niets. Het gebruik van een zakelijke bankrekening heeft namelijk een aantal voordelen waar men als ondernemer volop van profiteert. We zetten alle voordelen hieronder op een rij:
- Geeft een financieel overzicht
- Draagt bij aan de professionele uitstraling van het bedrijf
- Privé en zakelijke overboekingen zijn gescheiden
- Btw en inkomstenbelasting kunnen apart worden gezet
- Boekhouding wordt overzichtelijker
- Kosten voor een zakelijke rekening zijn aftrekbaar voor de belasting
- Aftrekposten kunnen eenvoudiger bij de belasting worden opgevoerd
- Een zakelijke rekening biedt extra mogelijkheden, zoals adviesgesprekken, pinautomaat, zakelijk krediet, zakelijke creditcard en verzekeringen
Privé en zakelijk apart houden
Eén van de grootste voordelen is dat ondernemers met een zakelijke rekening hun eigen geld en het geld van het bedrijf eenvoudig apart kunnen houden. Wanneer men alles op één hoop gooit, raakt men al snel het overzicht kwijt tussen privé uitgaven en zakelijke uitgaven. Hierdoor is een ondernemer meer tijd kwijt aan het verwerken van alle bij- en afschrijvingen in de administratie.
Met een zakelijke rekening voorkomt men dit. Op deze rekening zet men bijvoorbeeld de btw direct apart, zodat men ieder kwartaal binnen een paar minuten btw-aangifte kan doen. Een deel van de omzet kan daarnaast alvast gereserveerd worden voor de aangifte inkomstenbelasting. Ook ziet men direct in één oogopslag of alle facturen van deze maand zijn betaald.
Een zakelijke bankrekening kan bovendien aan een boekhoudpakket worden gekoppeld en een privé bankrekening niet. Een zakelijke rekening levert zo nog meer tijdswinst op bij het doen van de financiële administratie en belastingaangiftes.
Meer weten over?
